Tecnologia para eventos – Guia para iniciantes (parte 1 de 3)

27-Oct-2016

 

Inovações tecnológicas têm tornado mais fácil o planejamento de eventos, pois permitem processos mais automatizados e integrados. Entretanto, com centenas de opções no mercado para cuidar de todos os componentes de um evento – desde planejamento até check-in, engajamento de participantes e avaliações pós-evento – pode ser um tanto assustador decidir quais tecnologias você vai precisar.

 

Neste post, dividido em 3 partes, cobriremos o essencial sobre tecnologia para eventos para ajudar você a planejar, receber e avaliar seus eventos de forma mais eficiente e produtiva.

 

SIMPLIFIQUE O PLANEJAMENTO PRÉ-EVENTO.

O planejamento de um evento é geralmente uma das fases que mais consomem tempo. Definir o perfil do público que você quer convidar, marketing e promoção e, claro, inscrições, são apenas algumas das tarefas importantes que você precisa executar.

Nesta fase, destacamos importantes tecnologias para planejamento de eventos que podem simplificar o processo e poupar tempo e investimento:

  • Definindo seu público: é um evento aberto a inscrições ou restrito a um mailing específico que você já possui? Todos os convidados terão os mesmos benefícios? Assegure-se de utilizar um sistema que permita a criação de grupos específicos de convidados e que possa importar, sem inconsistências, os mailings que você já possui em outros formatos, como planilhas, por exemplo.
     

  • Marketing do evento e promoção: quanto mais completa for sua ferramenta de marketing, mais fácil é integrá-la com os sistemas que você já usa. Para iniciantes, procure por uma ferramenta que permita criar e-mails customizados e com envios automáticos. Isto vai evitar o envio manual de e-mails e permitir que você dedique tempo para assuntos mais importantes (como conseguir inscrições para o evento, por exemplo).
     

  • Budget do evento e acompanhamento de despesas: com a tecnologia certa, você pode preparar orçamentos de eventos bem mais realistas, monitorar o investimento, calcular custos variáveis e avaliar os gastos efetuados. Relatórios e dashboards tornam mais fácil gerenciar custos e compartilhar as informações com os tomadores de decisão.
     

  • Inscrições online: tecnologia para eventos também pode ajudar a customizar todo o processo de planejamento de eventos. Você pode criar um site com sua marca e identidade visual para registrar inscrições e auxiliar as pessoas que o acessarem. Este recurso permite customizar o processo de registro baseado no perfil dos convidados. Você pode inclusive criar opções dinâmicas para inscrição e preços diferenciados baseados em critérios pré-definidos.
     

  • Processamento de pagamentos – um processo automático de recebimento de pagamentos vai facilitar muito o processo de inscrição dos convidados. Você pode acompanhar os pagamentos em tempo real, automatizar devoluções, aceitar mais de uma moeda de pagamento ou oferecer preços promocionais. Por questões de segurança, certifique-se que o processamento das transações utilize tecnologia que seja certificada PCI Level 1.

Acesse também a parte 2 e a parte 3.

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