Os processos manuais estão prejudicando seu evento. E você. (parte 1 de 2)

9-Jan-2017

 

Apesar dos avanços tecnológicos, ainda existem por aí milhares de eventos que são planejados e executados à moda antiga: usando planilhas para controlar e gerenciar informações do evento, pilhas de papel impressas e recheadas de dados, convites para eventos enviados por correio e até processos manuais para pagamento em eventos por adesão.

 

Um estudo da Cvent, publicado no ano passado, revelou que 60% dos organizadores de eventos ainda dependem fortemente de planilhas eletrônicas, e-mails e sistemas não integrados quando planejam seus eventos.

 

A maioria dos organizadores gosta de pensar que, se já tem um processo manual sendo utilizado e que atende as necessidades até o momento, que não há nada a mudar ou evoluir. Pode parecer que aprender a operar um novo sistema se traduz mais em esforço do que em resultado. Você pode até pensar que está sempre tão ocupado planejando eventos que simplesmente não tem tempo para adotar uma nova tecnologia. Mas a realidade é que se ainda está utilizando processos manuais, você não está apenas atrasando seu trabalho: a qualidade de seus eventos também está sendo seriamente prejudicada.

Aqui vai um resumo de como substituir seus processos manuais por automatizados que irão melhorar a experiência dos participantes…e a sua também.

 

Automatize seu processo de inscrição

Nenhum participante gosta de esperar em longas filas de check-in mas, quando o processo é manual, é praticamente certo de que as filas serão longas. Mesmo quando você planeja um número de pessoas adequado no staff para operar o check-in, se algo não funcionar adequadamente, pode levar muito mais tempo (e pessoas) para resolvê-los. Por exemplo, quando um participante não está na lista na entrada mas afirma que se registrou e pagou por sua inscrição ou, quando ele está na lista mas seu nome está escrito errado e precisa de uma nova credencial, longas filas podem se formar e o staff vai precisar de mais tempo para lidar com a situação, causando muito desconforto aos participantes.

 

Entretanto, se todo o processo de inscrição é automatizado – do momento em que o participante entra com seus dados e se inscreve em um site ou landing page até o momento em que faz o check-in – você verá que não somente terá menos problemas com que lidar, como eles serão mais simples e fáceis de resolver. Transferência manual de dados, mesmo quando exportando um arquivo gerado em uma planilha para criar uma “lista de check-in” é sempre sujeita a erros.  Se ao invés disso os dados de inscrição são integrados, os únicos erros que podem ocorrer são os de digitação, feitos pelos próprios inscritos. Mas mesmo esses pequenos problemas podem ser facilmente resolvidos quando o processo de inscrição é automatizado. Aplicativos para smartphones e tablets podem ser auxiliar no check-in, permitindo aos participantes que chequem suas próprias informações de inscrição, façam correções se preciso e até mesmo imprimam suas próprias credenciais – eliminando as longas filas que geralmente começam a se formar quando seu staff tem dificuldades para localizar uma inscrição e o pagamento da adesão, atualizar uma planilha ou refazer uma credencial.

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