Os processos manuais estão prejudicando seu evento. E você. (parte 2 de 2)

4-Feb-2017

 

Simplifique a comunicação e a divulgação

Outro item onde processos manuais podem trazer muito trabalho adicional e reduzir o nível de experiência do participante é no envio de comunicações, lembretes, mudanças de agenda e diversas outras mensagens para manter o participante constantemente informado.

Seja imprimindo e enviando convites pelo correio, enviando comunicados manualmente por e-mail ou distribuindo em mãos um grande volume de materiais durante o check in, a automação irá economizar tempo e investimento e, ao mesmo tempo, fornecer uma experiência muito mais eficiente e interativa aos seus convidados.

Por exemplo, utilizando ferramentas avançadas para gerenciar o ciclo de comunicação e divulgação do evento, os organizadores podem acrescentar diversos outros recursos importantes – mapa sobre como chegar, pontos de interesse próximos, agenda customizada, inscrição e pagamento. Quando tudo isso é entregue em um simples e atraente e-mail em HTML, possíveis participantes tem mais chances de se sentirem interessados por sua mensagem. Assim, tudo que eles precisam saber está concentrado numa única mensagem, simplificando e agilizando o processo de inscrição.

 

Melhore o rastreamento de dados e analise mais facilmente o ROI do evento

O pós-evento é fundamental para entender quais processos funcionaram bem ou não (para serem aprimorados numa nova edição), quais as palestras mais populares e oportunidades para melhorar o ROI. Em 2015, ainda de acordo com o relatório da Cvent, 14% dos respondentes disseram que não coletavam nenhum tipo de feedback e 25% disseram que usavam algum tipo de processo manual em papel.

Utilizando uma plataforma integrada de gestão de eventos, os organizadores podem rastrear todos os dados que precisam para tomar decisões bem fundamentadas. As Inscrições podem ser acompanhadas em tempo real para que medidas possam ser tomadas baseadas em dados sempre atualizados, assim como o número de cancelamentos, número de participantes em cada sessão e muito mais.

Criar relatórios em um sistema integrado é também um processo rápido, ao invés dos processos manuais que consomem muito tempo enquanto se importa e integra dados vindos de diferentes planilhas. Isto tornará mais fácil aos tomadores de decisão visualizarem quais componentes do evento estão entregando o maior ROI e quais mudanças precisam ser feitas e aonde.

 

Para finalizar

Mesmo que você não esteja vivendo no passado, onde planilhas eram o máximo de tecnologia que se podia utilizar, se você já utiliza algum tipo de tecnologia em diferentes sistemas para buscar alguma automatização de processos, você ainda está tendo mais trabalho do que deveria.

Adotar uma única plataforma tecnológica, onde tudo que você precisa trabalha de forma automatizada e centralizada, irá tornar seu processo de planejamento e gestão de eventos muito mais fácil. E além disso, você poderá desfrutar de um dos benefícios mais importantes: mais tempo livre para focar nos aspectos criativos e estratégicos de planejamento de eventos, como conteúdos mais relevantes por exemplo e diversos outros detalhes que irão melhorar a experiência do participante e tornar seus eventos realmente inesquecíveis.

 

Quer saber mais sobre a plataforma Cvent e tecnologia para eventos? Fale com a gente!

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