Relatório: o que os participantes querem de seus eventos?

3-Apr-2017

 

Ali está você. Afastado de tudo e de todos por meses para tornar seu evento o melhor de todos os tempos. Você perdeu o sono elaborando e revisando pilhas de planilhas impressas com orçamentos, lista de convidados, etc. Quando conseguiu ter algum momento (raro) de lazer, ficou falando com seus amigos sobre “experiência do participante”, “engajamento”, “inovação e tecnologia para eventos” e outros assuntos que certamente não eram adequados para o momento. Mas no final, é possível que ganhe um novo amigo: aquele que toma calmantes e que pode lhe indicar alguns para suportar toda essa rotina tão puxada e comum aos organizadores de eventos.

 

Alguns aspectos dessa história você certamente conhece. E o fato é que seu próximo evento tem que ser sensacional.

 

Mas a pergunta que se faz é: o que realmente contribui para que um evento seja o melhor de todos os tempos? Quanto você realmente conhece sobre seus participantes e o que é importante para eles? Será que Millenials, Geração X e outros podem ir ao mesmo evento e saírem satisfeitos? (Dica: Sim).

 

Para ir a fundo nestas questões, a CrowdCompass (aplicativo para eventos da Cvent) realizou uma parceria com a Edelman Intelligence e fez uma pesquisa com 1.000 participantes de eventos (veja link no final desta matéria para acessar o relatório). Foi perguntado a eles sobre suas expectativas, o que os deixou encantados ou desapontados e quais os resultados que obtiveram durante sua participação. E sabe o que descobrimos? Há muito mais passando pela cabeça deles do que se imagina.

Aqui uma amostra aleatória (fortemente parafraseada) dos pensamentos de alguns dos participantes:

 

“4.354 pessoas estão aqui e não conheço ninguém. Acho que vou ficar aqui quieto no meu canto”

 

 “É sério que andei o equivalente a uns 12 campos de futebol para assistir a esta apresentação e, ao chegar aqui, descobri que a sala está lotada?”

 

 “Que tédio a apresentação dos palestrantes convidados. Me contem alguma coisa que eu realmente NÃO sei”

 

“Que fome! Onde estão as lanchonetes e restaurantes? ”

 

Confirmado: participantes de eventos são gente também! Eles ficam frustrados, irritados e podem se perder. Eles querem aprender algo novo. E ficarão contentes em identificar uma ou duas pessoas conhecidas. Este estudo pode ajudar em algumas decisões importantes em seus próximos eventos.

 

Alguns dos principais fatores que separam organizadores do melhor evento de suas vidas são:

 

Alívio do stress: é um elemento comum para participantes de eventos de qualquer geração. É como se fosse o primeiro dia de escola: Para onde eu vou? Vou aprender alguma coisa? Com quem vou me sentar para almoçar e aonde? Tecnologia para eventos é seu melhor amigo nestas questões. Utilize-a para facilitar o processo de inscrição, manter as informações sempre atualizadas, facilitar o networking e criar agendas personalizadas

 

Faça valer à pena: oferecer oportunidades de desenvolvimento profissional é fundamental para atrair participantes e deixá-los satisfeitos. É a principal razão que faz as pessoas se inscreverem e que os ajuda a convencer seus chefes que participar de seu evento é um bom investimento. Um conjunto composto por materiais de apresentação de alta qualidade, palestrantes renomados, sessões interativas e oportunidades para networking entregam o “Wow factor” que seus participantes buscam. E foram eles que nos disseram isso.

 

Comunicação e informação: aqui está algo em que você precisa realmente focar. O número de smartphones já superou o número de habitantes do planeta há muito tempo, então, utilize um aplicativo móvel para seu evento de forma muito intensa para se comunicar com seu público, incentive a troca de conteúdo e o compartilhamento nas redes sociais. Tenha certeza que o app é fácil de navegar e inclui mapas, agendas e updates de última hora. Dê aos participantes os recursos que precisam para aproveitar 100% de seu evento através da tecnologia.

 

Todo o esforço que você coloca em cada detalhe de seu evento faz diferença.  Dedicando seu tempo a reduzir o stress dos participantes, criando um conteúdo relevante e, acima de tudo, construindo uma rede de comunicação eficiente com seus participantes, irá substituir os pensamentos que mostramos acima por aquele que mais queremos ouvir:

 

“Este foi o melhor evento de que já participei. Não vejo a hora de voltar aqui no ano que vem!

 

É para isso que estamos aqui, não é mesmo? Acesse o estudo neste link (original em inglês). Bom trabalho!

 

Quer saber mais sobre a tecnologia para eventos da Cvent? Fale com a gente!

 

 

 

 

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