Plano financeiro para eventos: como controlar o budget através de tecnologia

4-Dec-2018

Você precisa aprender a automatizar o controle de budget para ter total domínio no plano financeiro do seu evento. Entenda mais sobre o assunto!

 

O budget é uma expressão utilizada para se referir ao plano financeiro do seu evento. Assim, estimam-se as receitas, despesas, patrocínios, vendas de ingresso e tudo o que envolve esse cenário — ele vem do termo budgeting (ato de fazer orçamento).

 

Sabemos que organizar eventos requer muito planejamento estratégico, principalmente por normalmente já ter um valor determinado que garante a sua lucratividade. Portanto, ter total controle dos gastos é essencial para que ele não saia no vermelho — mesmo considerando todos os “extras” que sempre surgem.

 

Quer saber mais sobre plano financeiro e aprender a automatizar o controle de budget? Leia mais!

Entenda o que é budget de eventos
 

Imagine que você tem R$ 100.000,00 para realizar um congresso empresarial. Para isso, você precisa detalhar todos os gastos necessários, sempre considerando alcançar os objetivos da empresa.

 

Apesar de parecer um valor alto, se você não souber administrar o financeiro, pode estourar o orçamento (levando a empresa ao prejuízo). Ou até mesmo ter que cortar vários itens essenciais para a execução do evento, tais como: atrações, cenografia ou diminuir o número de seguranças.

 

Então, tenha em mente que sempre é preciso ter um valor reserva para providenciar os ajustes necessários para alcançar as metas estipuladas, por mais que tudo esteja esquematizado (normalmente surgem imprevistos).

Veja os motivos pelos quais a sua empresa deve se preocupar com o budget
 
Evita problemas com valores das inscrições
 

Se você iniciar a venda das inscrições para o seu evento no valor de R$ 100,00, jamais poderá alterar para R$ 150,00 ao perceber que o orçamento vai estourar.

 

Salvo casos específicos em que você estipulou (logo no início da venda) que o primeiro lote é mais barato do que o último, é injusto aumentar o valor. Afinal, isso trará uma série de dores de cabeça caso as pessoas tenham deixado para se inscrever de última hora e não sabiam da alteração do investimento.

 

Mantém um padrão de valores
 

Principalmente se a sua empresa trabalha com vários eventos, é essencial manter um padrão de valores. Isso não significa que todos as inscrições precisam custar sempre R$ 50,00. Contudo, se um congresso custa R$ 50,00 e outro R$ 200,00 é preciso ter atrações a mais que justifiquem o investimento, você concorda?

 

Evita estresses desnecessários
 

É muito natural acontecer problemas durante a coordenação de eventos, principalmente nos casos em que os contratos com os fornecedores não foram feitos da maneira adequada. Isso resulta em estresse e muito tempo perdido na solução dos problemas. Assim, quando você tem total controle do budget, você evita que problemas como estes ocorram.

Aprenda como controlar o budget através da tecnologia
 

Existem diversas plataformas que fazem o controle do budget de eventos, facilitando a vida das empresas. Por isso, é essencial encontrar um software que faça:

  • o processamento das inscrições online;

  • gerencie os processos e demandas;

  • crie relatórios eficientes e totalmente customizáveis

  • tenha um sistema automatizado de e-mails e pesquisas.

Além disso, se você organiza mais de um evento ao mesmo tempo, a plataforma ajuda no gerenciamento e evita confusões.

Tenha sempre um bom plano financeiro
 

Se você quer ter um plano financeiro assertivo precisa considerar todas as receitas, custos, patrocínios e despesas a curto, médio e longo prazo. Por isso, é essencial fazer um bom mapeamento do seu evento. Dessa maneira, ter um plano bem estruturado evita que a empresa saia no prejuízo.

 

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