Dicas rápidas para planejar melhor seus eventos

29-Apr-2019

 

 

Há muito no que pensar quando você planeja um evento. Dependendo do grau de experiência com isso, você terá diferentes preocupações. Porém, mesmo realizando e planejando eventos a sua vida inteira ou iniciando agora, sempre haverá momentos inesperados. Eventos, mesmo que definidos claramente em um script, são “indisciplinados”. Nem sempre as coisas irão acontecer exatamente como planejadas, por isso, é importante sempre ser flexível e estar disposto a se adaptar aos imprevistos. Isso, porém, não significa que você não deva planejar o seu evento da melhor forma possível. Abaixo, algumas dicas rápidas para lembrar ao planejar um próximo evento.

 

 

ANTES DO EVENTO

 

Comece antes

Em muitos dos casos, você não tem controle total quando começa a planejar um evento. Raramente você terá o poder de tomar todas as decisões e geralmente sua empresa, gerente, ou qualquer empresa que tenha te contratado para planejar seu evento é que irão ditar os objetivos e requisitos. Tente começar o mais cedo possível para ter melhores chances de sucesso e saber lidar com os imprevistos.

 

Estabeleça Objetivos Claros

Cada evento é uma oportunidade para melhorar. Estabelecer objetivos sobre o que você espera conseguir com o evento, seja aumentar o número de convidados, melhorar o engajamento dos convidados ou obter palestrantes mais bem qualificados é indispensável. Comunicar o valor que ele irá agregar aos participantes, o conhecimento que se pode adquirir e resultados do evento irá garantir que muitos dos participantes queiram participar das próximas edições.

 

Entenda o Propósito do Evento

Você sabe se está planejando uma conferência, um seminário ou um evento comemorativo – mas o que se espera atingir com esse evento? Qual o tema? Entender isto desde o início será de grande ajuda ao desenrolar do planejamento. Afinal, sem esse tipo de informação, você não conseguirá escolher um local adequado, contratar atrações, planejar alimentação e bebidas, cenografia e muito mais.

 

Identifique os Recursos

Qual é o tamanho do evento e será que sua equipe é suficiente para lidar com a demanda? Se sua equipe não for, determine quais serviços você precisará contratar. Estabelecendo a formação da equipe desde cedo, você terá tempo suficiente para lidar com os gastos do evento e não criar expectativas irreais.

 

Promova o Seu Evento

Tire um tempo para desenvolver um plano de marketing eficiente de seu evento. Sem o uso de campanhas de e-mails, website, campanhas em redes sociais e em mídia patrocinada os convidados não saberão que o evento está acontecendo ou irá acontecer. Invista o tempo e dinheiro necessários para trazer as inscrições necessárias para seu evento.

 

 

DURANTE O EVENTO

 

Sempre Adaptar Agenda e os Palestrantes

Em alguns eventos, é possível mudar a agenda baseada nas opiniões dos convidados. Se você está usando um aplicativo para os participantes de seu evento, conseguirá ver a avaliação de seus palestrantes e saber quem está agradando ou não os convidados. Se um palestrante foi mal avaliado e ele irá fazer a mesma palestra novamente em outro horário, considere trocar o palestrante mal avaliado por um mais bem avaliado. Seus convidados irão agradecer.

 

Esteja Preparado Para Tudo

Embora seja repetitivo lembrar, coisas inesperadas podem acontecer sem que tenhamos previsto. Mantenha com a sua equipe tudo o que for necessário e que pode ser usado para ajudar emergências de última hora como agulhas de costurar, kit de primeiros socorros e outros.

 

Durma!

Quando você está na montagem e realização do evento é muito provável que prefira não dormir perseguindo cada mínimo detalhe. Não faça isso. Tire um tempo quando você conseguir para ter ao menos algumas horas de sono e tenha pessoas em sua equipe que possam substituir você enquanto descansa. Sem isso, você estará mais cansado e menos apto a se adaptar a qualquer situação inesperada que possa surgir no seu evento.

 

 

DEPOIS DO EVENTO

 

Analise Seus Dados

Você coleta muitos dados em seu evento. No seu aplicativo do evento, no quiosque de check-in, durante a inscrição, nas pesquisas. Se você ainda não tem um plano sobre como usar os seus dados para provar se o evento atingiu seus objetivos, crie um. Os dados coletados no evento são inestimáveis. Você pode conhecer melhor seus convidados e adquirir potenciais novos clientes que outras empresas apenas sonham em ganhar.

 

Reveja Seus Objetivos e Informe sua Organização

Você precisa provar o sucesso e os resultados do evento. Quando concluído, tire um tempo depois para verificar o que deu certo e o que não deu e faça uma análise mais profunda envolvendo números e métricas. Os tomadores de decisão ficarão mais impressionados quando você conseguir se comunicar com eles alinhado aos mesmos valores e entregar resultados concretos.

 

CONCLUSÃO

Existem milhares de dicas a considerar para planejar um evento, mas o melhor jeito de aprimorar seus eventos é através da experiência. Tem dicas e macetes para compartilhar? Compartilhe com a gente!

 

Conteúdo originalmente criado pela Cvent em inglês e traduzido pela PEGE+

 

 

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