Credenciamento em eventos: criando a melhor experiência!

13-May-2019

 

O balcão de check in e credenciamento é a primeira coisa que os convidados verão no seu evento. É a primeira impressão do local. Seu evento só começa quando os convidados fazem check-in. E é por isso que você tem que garantir que seja o melhor possível. Isso significa usar a melhor tecnologia, pensar no fluxo de chegada dos convidados e fornecer assistência. Você está DE FATO dando a importância necessária ao credenciamento do seu evento?

 

Definir horários de check-in do evento

Antes do evento, deixe os convidados avisados sobre onde estará a área de credenciamento.  Você pode mandar uma notificação push no aplicativo móvel do evento ou um email. Deixe claro em que horário os convidados devem aparecer e onde está localizado o credenciamento.

 

O balcão de check in

Seu balcão deve estar de acordo com o tema do evento. Deve também se adequar ao fluxo do evento. Quando for decidir onde irá montá-lo, pense sobre como os convidados irão entrar no espaço do evento. O balcão deve estar em um local central próximo da entrada, porém garantindo o espaço de circulação na entrada e saída porque você não quer dificultar para as pessoas entrarem e saírem do local.

 

A fila

Esta é uma pegadinha – não pode haver fila! Seus convidados chegarão no evento em horários diferentes porém a grande maioria deve chegar ao mesmo tempo. Um planejamento adequado vai garantir que você reduza ou até elimine a fila no credenciamento. No entanto, os convidados tendem a chegar ao mesmo tempo no início do evento, por isso, planeje corretamente o fluxo de pessoas, equipamento e staff para permitir que os convidados tenham acesso rápido e fácil ao evento.

 

A tecnologia

Até pouco atrás, o balcão de credenciamento era totalmente analógico e dependia de um grande staff para ser operado. Mas agora, a tecnologia tornou o check-in fácil e descomplicado. Com a utilização de iPads e a impressão de etiquetas de crachás sob demanda, você pode tornar o check-in uma experiência muito melhor e inovadora. Você não precisa de muitas pessoas da equipe para cuidar do credenciamento porque os próprios convidados acessam os tablets e finalizam o processo, reduzindo ou até eliminando filas. Também te dá a oportunidade de capturar as informações corretas dos convidados porque, embora você já tenha as informações de inscrição, às vezes, o participante pode desejar atualizar algo quando faz o check-in.

 

Os crachás

Os convidados precisarão usar seus crachás durante o período do seu evento. Seus crachás podem ajudá-lo a coletar dados sobre a participação em sessões, informações sobre participantes e muito mais. Pense em ter crachás com códigos QR para digitalização. Certifique-se de que não há muitas informações na etiqueta para garantir uma ótima visualização do nome dos participantes. Alguns crachás podem ter uma agenda resumida impressa na parte de trás para uma consulta rápida.

 

O suporte

Mesmo possuindo toda a tecnologia de check-in que existe, você ainda precisa ter suporte em caso de algo dar errado. Impressoras de crachás podem ter um bloqueio temporário na impressão, os tablets podem ficar sem bateria e há sempre a chance de haver erro do usuário. Baseie o tamanho do staff de suporte em relação ao número de participantes. Sempre deve haver alguém por perto para oferecer apoio, especialmente no início do dia, e garanta que há backup de hardware caso seja preciso trocar algum item de tecnologia de última hora.

 

Seu credenciamento é a entrada do evento

Planeje seu balcão de credenciamento utilizando a mais recente tecnologia para oferecer a melhor experiência dos participantes, afinal, o credenciamento é a porta de entrada de seu evento e, como sabemos, a primeira impressão é a que fica!

Conteúdo originalmente criado pela Cvent em inglês e traduzido pela PEGE+

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