Qual o nível de excelência de seus eventos?

27-May-2019

 

Parece uma pergunta simples. Qual o nível de excelência de seus eventos? Mas quando você olha mais de perto percebe o quanto pode melhorar. A Execução de Eventos é a capacidade de uma organização de cumprir muito bem a estratégia criada para os objetivos de seu programa de eventos. A estratégia não será bem-sucedida se não puder ser bem executada, pois só faz sentido se tudo puder ser feito com eficiência. A maturidade e efetividade da Execução de Eventos se dá pela equipe envolvida, seus recursos e os sistemas e ferramentas utilizadas para divulgar e realizar seus eventos. Isso sem falar que organizadores de eventos e profissionais de marketing de precisam lidar com vários eventos simultaneamente, por isso, a excelência em escala também é considerada ao classificar a execução de um evento.

 

 

1)    Equipe

As equipes de organização de evento definem suas funções de muitas maneiras diferentes. De organizadores “acidentais” que executam seus eventos no esquema “meio expediente, meio período e horas extras” para times de profissionais treinados e especializados, existe uma ampla gama de perfis de equipe. Um programa bem-sucedido deve considerar o pessoal de planejamento e apoio necessários para entregar eventos envolventes, memoráveis e lucrativos ano após ano.

 

Excelência deve ser:

Uma equipe de planejamento profissional com funções especializadas e acesso a uma extensa gama de recursos externos especializados.

 

 

2)    Tecnologia

Esta referência mede o uso de tecnologia por uma organização para automatizar e simplificar os principais processos de planejamento (ex:, escolha do local, marketing, inscrições etc.). O uso da tecnologia varia não apenas por organização, mas também pelo numero de eventos que uma organização planeja e participa ao longo do ano. Muitas organizações ainda se baseiam em processos “manuais” ou em tecnologias de uso geral como Excel ou Google Docs, enquanto outros empregam plataformas de tecnologia de gerenciamento de eventos criadas especificamente para dar suporte ao programa de eventos.

 

Excelência deve ser:

Uma plataforma centralizada de planejamento e engajamento que automatiza e aprimora todos os elementos do processo de execução.

                      

 

3)    Escalabilidade

É muito comum para organizadores planejarem dezenas ou centenas de eventos anualmente. De fato, algumas empresas de grande porte podem realizar mais de mil eventos por ano. A escalabilidade diz respeito à capacidade de manter a excelência na execução de todos os eventos que você organiza independentemente do tamanho, mesmo quando se está executando vários eventos de uma só vez.

 

Excelência deve ser:

Processos centralizados e implementados para proporcionar escalabilidade. De forma geral, executar muitos eventos por ano de forma eficiente e confiável, inclusive cuidando de vários simultaneamente.

 

 

4)    Captura de Leads

Capturar leads nas feiras e outros eventos vai desde a coleta de cartões de visita até o uso de ferramentas on-line altamente eficientes (scanners de dados em tempo real) que fazem o trabalho por você. Capturar e qualificar leads ajuda a determinar quais eventos são mais importantes para o negócio, levando organizadores a priorizarem a sua participação. Com as soluções certas, os expositores podem se conectar melhor com os participantes, ajudar a gerenciar o fluxo de dados, medir o impacto e ajudar a criar estratégias para as próximas edições das feiras.

 

Excelência deve ser:

A captura de leads em tempo real dos dados integrada ao CRM e uso consistente de tecnologia para o processo de captura e qualificação.

 

 

Conclusão

No final, o nível de excelência afeta todo o seu programa de eventos. Revisando elementos do processo, você pode melhorar consideravelmente seu plano de execução. De forma geral, a execução é tão importante quanto a estratégia de evento, a participação, a qualificação e a otimização quando se trata de determinar a maturidade de seu programa de eventos.

 

Conteúdo originalmente criado pela Cvent em inglês e traduzido pela PEGE+

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