Eventos corporativos além do coffee-break: 7 estratégias de sucesso

27-Mar-2018

Os eventos corporativos de sua empresa têm sido mais do mesmo? Confira algumas dicas para alcançar os seus objetivos

 

Profissionais de marketing e executivos sabem, mais do que ninguém, da importância de realizar eventos corporativos em suas empresas e organizações. Mesmo com a tecnologia em crescente evolução, os encontros de negócios ainda possuem papel fundamental na hora de fortalecer a marca, gerar receita, promover networking e cultivar novos clientes.

 

Contudo, os organizadores de eventos corporativos ainda lidam com um grande desafio: mostrar aos convidados que o objetivo do encontro vai muito além do famoso coffee-break

Café da manhã de cinema
 

É comum que profissionais foquem bastante em surpreender o público com quitutes de dar água na boca. E resistem à ideia de investir em tecnologia para o evento e, no final... O coffee-break acaba pesando mais no bolso do que a inovação e os  recursos tecnológicos! E olha que esses recursos podem otimizar e reduzir seus custos...

 

É claro que a pausa para o  coffee-break é essencial. Um momento de descontração e networking, em que os participantes podem se engajar entre si e, claro, com sua empresa também.

Porém, cada evento é uma oportunidade única. Com ele se estreita o relacionamento da empresa com os seus clientes, funcionários, fornecedores e parceiros. Independente do tipo de ação - seja uma conferência, palestra, feira ou seminário -, são eles o combustível para o êxito e concretização de seus objetivos de negócios.

 

Ao organizar um evento corporativo, é importante pensar em seu propósito. E, assim, buscar maneiras de proporcionar ao público uma experiência única, superando as expectativas. Por isso, cada detalhe, da inscrição ao relacionamento pós-evento, é importante para o sucesso da ação.

 

Pensando nisso, reunimos nossos especialistas da Cvent - líder mundial em tecnologia para eventos - e preparamos algumas dicas e estratégias que com certeza farão a diferença.

 

Confira abaixo 7 passos para seu evento não ser lembrado apenas pela pausa para o coffee-break!

 

#1 Orçamento x Objetivos
 

O primeiro passo para um evento corporativo de sucesso é alinhar os objetivos reais da ação, definindo assim o seu público-alvo e as estratégias que serão desenvolvidas na ocasião. Com essas informações em mãos, você terá mais controle e flexibilidade sobre o orçamento. Além de, claro, uma visão ampla de como distribuí-lo conforme as finalidades.

 

Caso a verba esteja apertada, faça um levantamento das prioridades. Destaque as ideias relevantes e pesquise, com antecedência, nos fornecedores.

#2 Otimize a inscrição dos participantes
 

Um processo burocrático ou uma instabilidade na hora das inscrições é capaz de desanimar o público antes mesmo do evento. Por isso, é importante escolher uma forma rápida e eficiente para receber e gerenciar os registros dos participantes, valorizando o tempo e a segurança de seus convidados.

 

Já pensou em fazer um hotsite somente para o evento? E neste hotsite, contar com um formulário customizado de acordo com cada perfil de público que vai convidar? Sem falar no disparo automatizado de e-mails de acordo com o status de cada convidado! Já pensou em como sua produtividade vai aumentar?

#3 Menos filas, mais eventos
 

O que pode ser mais frustrante do que se encher de expectativas para um evento e, logo na chegada, ficar numa fila enorme?! Ninguém curte enfrentar o estresse e dores de cabeças com filas longas e demoradas... Pior ainda é quando começam as palestras, por exemplo, e a gente ainda está lá, naquela fila gigantesca, esperando o credenciamento.

 

Hoje, com a tecnologia a seu favor, é possível utilizar aplicativos para realizar o check-in dos participantes direto de celulares e tablets! Aliás, os próprios participantes podem se identificar em quiosques de auto atendimento. Imagina só o quanto isso agiliza o processo de entrada e otimiza a logística de qualquer evento?!

 

#4 Amplie o alcance por meio do relacionamento com o público
 

Parte do sucesso de um evento está ligado à sua promoção. A mensagem-chave precisa chegar de forma clara ao público, despertando assim o interesse na ação.

 

Você pode definir uma estratégia de comunicação incluindo campanhas de e-mail marketing para uma base de dados específica. Quem sabe utilizar as redes sociais e até mesmo enviar mensagens personalizadas! Use a criatividade e invista na comunicação on-line!

#5 Aplicativo para o evento
 

Que tal promover a interação entre os convidados do evento, além de oferecer a eles conteúdos totalmente personalizados? Algumas plataformas de gestão de eventos 360º, como a Cvent, permitem que você personalize um aplicativo com a cara da sua empresa e integrado com todas as informações que você já adquiriu dos convidados no momento da inscrição.

 

Você pode incluir nele guias dos eventos, informações gerais, pesquisas, mapas de localização, recursos de interatividade, envio de alertas e muito mais. Uma estratégia que não deixará ninguém na mão!

#6 Website personalizado
 

Canais de comunicação com o público nunca são demais. Um evento corporativo bem estruturado passará mais credibilidade e confiança ao público envolvido. Assim como o aplicativo, você pode desenvolver um website exclusivo do evento (como demos o spoiler no item #2). O site exclusivo do seu evento pode conter informações como programação, palestrantes, mapas, formulários de inscrições, meios de contato e muito mais. 

 

E não se preocupe caso você não entenda nada de programação, de HTML! Com uma plataforma de gestão de eventos você conseguirá desenvolver, em poucos passos, um hotsite personalizado e responsivo para o seu público, sem complicações.

#7 Considere as informações pós-evento
 

Após a conclusão de um evento corporativo, é importante reunir todas as informações e dados gerados durante o processo. Só assim você e sua equipe conseguirão analisar os resultados e verificar se os objetivos foram alcançados.

 

Para gerar um relatório ainda mais completo, você pode analisar o histórico de interação com os convidados, realizar pesquisas e extrair a opinião de quem participou do outro lado. A análise dessas informações e feedbacks será fundamental para a construção dos próximos eventos!

 

Só que não para por aí: é possível também ter acesso a mais de 100 opções de relatórios. Ou até personalizar o seu com os dados que julgar mais relevantes - como a Cvent faz em sua plataforma.

Gostou das dicas? Então é hora de colocar a mão na massa e tornar os seus eventos corporativos ainda mais grandiosos. Lembre-se: com um bom planejamento e execução, você otimiza tempo e custos, aumenta a produtividade  e gera ainda mais benefícios à empresa!

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