Gestão de custos: o que ninguém conta sobre eventos com menos recursos

2-Jul-2018

 

 

O orçamento está apertado e você não sabe o que fazer para alcançar os objetivos do evento? Confira as dicas para uma gestão de custos assertiva

 

Os profissionais de eventos lidam diariamente com uma série de assuntos e fatores que exigem muita atenção e planejamento. Contudo, a gestão de custos continua sendo um dos maiores desafios para quem trabalha na área.

 

Realizar um evento com menos recursos, atendendo às expectativas e alcançando os objetivos iniciais, requer estratégias bem definidas. Essas precisam otimizar os custos e maximizar as possibilidades dentro de um evento.

 

Independente do orçamento, é preciso compreender o propósito e as metas da ação que será realizada. Assim, possibilitando uma gestão de custos mais exata, adequada ao planejamento.

 

Mas qual a melhor forma de trabalhar um evento com menos recursos, sem desviar dos objetivos propostos?

 

Preparamos algumas dicas para que, mesmo com o orçamento apertado, você consiga produzir um evento de sucesso. Confira:

 

#1 Entenda o seu evento, claro!
 

O primeiro passo para conseguir manter uma gestão de custos alinhada aos recursos disponíveis é identificar e entender qual tipo de evento será realizado. Estude pontos importantes como perfil do público, local, mercado, objetivos, entre outros.

 

Todas essas informações guiarão, de forma precisa, o processo de planejamento orçamentário. Isso facilitará ainda mais a tomada de decisões.

 

#2 Atente-se à economia
 

No momento de planejar o seu evento, é importante consultar como anda a situação econômica do mercado a ser explorado, assim como a demanda do público. 

 

Tratar de temas e questões atuais, com alta procura, possibilitará também a ampliação do orçamento e ações. Mas, caso a situação seja contrária, com baixa procura, você poderá aumentar os esforços nas negociações com fornecedores. Também foque em trabalhar estratégias que minimizem os gastos na produção. 

 

 

 

#3 Integre as plataformas de gestão
 

Muitos produtores e profissionais de eventos pensam que, para uma gestão efetiva e controle de todos os processos de produção, é necessário adotar diferentes ferramentas e aplicativos. Essa decisão, porém, pode influenciar negativamente na gestão de custos.

 

Afinal, o investimento em diferentes plataformas resultará em um gasto e dor de cabeça ainda maiores.

 

Hoje, encontramos no mercado plataformas completas de eventos. Além de oferecer inúmeras soluções, como campanhas de comunicação segmentadas por público, processo e controle de vendas online, análise de público, ferramentas de promoção e relatórios personalizados, também se integram a outras tecnologias (como CRMs, por exemplo). Ou seja, unificam todas as etapas em um único lugar.

 

Além de otimizar o tempo e as burocracias envolvidas em processos individuais ou manuais, uma plataforma de eventos integrada também impactará positivamente nos gastos. 

 

#4 Calcule o ROI do seu evento
 

Não é possível criar e manter uma programação de eventos quando não há uma visão sobre o retorno do investimento.

 

Por isso, ao iniciar qualquer processo que envolva custos, tenha antecipadamente definidas suas métricas para o cálculo do ROI (retorno sobre o investimento). Elas podem ser formadas por uma ou algumas destas informações: número de inscrições, relação de participantes, receita obtida, venda de patrocínios, entre outros. Cada organização deve definir como irá medir seu ROI.

 

#5 Abuse da criatividade
 

A criatividade é uma grande aliada na hora de driblar o baixo orçamento. E isso não diz respeito apenas aos gastos, mas também às saídas encontradas para ampliar os recursos. Mantenha um bom relacionamento com patrocinadores e fornecedores. Oferecer propostas criativas e rentáveis pode ser uma solução para manter o evento ainda mais relevante.



Não se prenda a um modelo padrão de gestão de custos. Conte com o auxílio de plataformas completas, que otimizem esses gastos e auxiliem na obtenção de insights durante o planejamento. #FicaDica

 

Lembre-se: qualquer informação e detalhe pode influenciar no resultado final do evento!

 

Gostou das dicas e deseja saber mais sobre como implementar uma nova gestão de custos para os seus eventos? Entre em contato com a gente. Será um prazer tê-lo conosco! 

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