Organização de eventos sem estresse: estudos dizem se é mito ou verdade

8-Jun-2018

Qual a melhor forma de otimizar as etapas de organização de eventos e torná-las mais simples? 

 

Em pesquisa realizada pelo site americano CareerCast,neste ano, o cargo de Organizador de Eventos ocupa o 5º lugar na lista das 10 profissões mais estressantes do mercado de trabalho. Ou seja, ocupa uma posição ao lado de profissionais como policiais, bombeiros e pilotos de avião. 

 

Para o ranking, foram considerados inúmeros fatores envolvidos em cada rotina, como prazos, demandas físicas e psicológicas, potencial de crescimento, competitividade, entre outros.

 

 

Mas mesmo com a tecnologia em crescente evolução, nos auxiliando em diversas etapas do trabalho, a organização de eventos ainda é sinônimo de estresse e correria?

 

É verdade que a organização de eventos, assim como qualquer outra área que lida com o público, exige muito de cada profissional envolvido. Afinal, cada detalhe conta para uma experiência positiva e única com a audiência.

 

Planejar, promover, gerenciar e mensurar os pontos de uma produção. Tudo isso pode levar o profissional à exaustão quando não executado de forma otimizada. Por isso, adotar uma plataforma de gestão de eventos pode auxiliar, e muito! Assim, há ganho de tempo, diminuição de custos em processos manuais, controle e, consequentemente, no temperamento e satisfação do organizador ou produtor.

 

As inovações tecnológicas voltadas ao setor de organização de eventos podem ajudar no aumento da produtividade e diminuição de estresse dos profissionais.

Os maiores desafios da produção de eventos
 

Olha só que interessante o estudo apresentado por Luiz Trindade, gerente comercial da PEGE+ (revendedora exclusiva da Cvent no Brasil), durante a terceira edição do E2 - Event Experience, em São Paulo!

 

Ele mostrou que os eventos continuam sendo considerados o segundo canal de marketing mais poderoso para gerar negócios, ficando atrás apenas dos websites. 

 

Contudo, para os entrevistados no estudo, a gestão de ROI (retorno sobre investimento) e o controle orçamentário são os maiores desafios na organização de eventos. 

 

E como tornar esses processos mais fáceis e menos estressantes?
 

Administrar o budget e realizar a mensuração de resultados, assim como o retorno das ações, podem ser questões facilmente resolvidas. Isso se houver o auxílio de plataformas de gestão de eventos, que integram e reúnem dados importantes de todo o processo de produção, sem complicações ou dores de cabeça.

 

Além disso, a ferramenta pode trazer soluções antes, durante e após o evento. Como, por exemplo, o processamento e controle de inscrições ou pagamentos, a criação de aplicativos personalizados, envio de e-mails segmentados para a promoção ou pesquisas, informações sobre o público e muito mais.

Ao centralizar as informações em uma única plataforma, você terá mais facilidade em gerir os seus eventos e solucionar questões com mais velocidade e menos estresse, sem perder nenhum detalhe de vista. 

 

Keep calm e tenha um evento de sucesso
 

Ainda que falemos das inúmeras vantagens proporcionadas aos produtores de eventos pela tecnologia, nós todos somos seres humanos e precisamos de um tempo off. Parece impossível né?! Mas é realmente necessário executar pausas durante uma produção e repor as energias para não pirar!

 

Manter o controle do evento também dependerá da sua disposição. Por isso, cuidar de si ajudará na tomada de decisões, na análise de dados e também a encarar, de forma controlada, os processos mais complexos, que exigem um desdobramento maior.

 

A forma como gerenciamos a produção refletirá diretamente na experiência do público - o que, consequentemente, refletirá também no alcance de nossos objetivos iniciais. Então, mantenha a calma! 

Não podemos dizer que a organização de eventos é uma tarefa fácil. Haverão momentos de preocupação, tensão e estresse, mas tudo isso pode ser minimizado com ferramentas de automação e claro, promover o nosso bem-estar. 

 

Lembre-se: todo esforço vale a pena e o seu reconhecimento por gerenciar e produzir um bom evento com certeza trará uma satisfação e energia ainda maior para seguir proporcionando experiências únicas ao seu público!

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