Sistema de controle de orçamento evita custos além do planejado com eventos

22-Jun-2018

 

Entenda como a integração e automação de sistemas podem ajudar no controle de orçamento e no controle de receita de um evento

 

Com tantos pontos envolvidos na produção de um evento, manter o controle de orçamento atualizado e sem falhas pode ser um problema. Especialmente para produtores e organizadores, que lidam com diversos assuntos e eventos simultaneamente.

 

Da reserva do espaço aos custos de produção e divulgação, tudo deve aparecer com clareza na planilha de orçamentos, evitando gastos além do budget disponível.

 

Mas qual a melhor forma de executar o controle de orçamento, evitando o déficit e otimizando a verba do meu evento?

 

Com a Cvent, você terá à disposição uma plataforma de gerenciamento completa. "Como assim?!". Bem, ela automatiza e simplifica os processos de produção, garantindo o controle e análise de dados orçamentários. Tudo isso pode ser acompanhado, em tempo real, através de relatórios para a demonstração de ROI’s e acompanhamento de gastos.

 

 

 

 

 

É de duvidar, não é mesmo?! Mas acredite. É possível realizar tudo isso em uma única plataforma e ainda integrar as informações de outros sistemas, centralizando os dados do evento no mesmo local. Nós te mostramos como:

As vantagens do sistema integrado
 

Os desafios associados ao controle de orçamento de um evento costumam assombrar produtores e organizadores. Afinal, eles se desdobram para manter os gastos em ordem e conseguir executar, de forma assertiva, o planejamento, atendendo às expectativas sem perder de vista a verba disponível. Não é mesmo?

 

Com a plataforma de gestão de eventos da Cvent, é possível construir orçamentos baseados em custos fixos ou variáveis. Além de recalcular e monitorar o budget restante, organizar os gastos por categorias e otimizar o valor investido em suas produções.

 

Quer um exemplo?
 

Você sabe quanto foi investido apenas em comidas e bebidas nos últimos eventos realizados? E o quanto foi investido apenas em passagens aéreas? Com a Cvent, você conseguirá controlar as despesas por tipos, divididas em categorias e subcategorias, e visualizar individualmente os custos de cada ação.

Com esse controle de orçamento detalhado em mãos, será possível otimizar o investimento, aprimorando as negociações com fornecedores e gerando insights capazes de reduzir ainda mais os gastos. 

Além disso, é possível também transformar os dados em relatórios dinâmicos e personalizados. Assim, você ampliará a visão de informações importantes no orçamento. Isso pode incluir, por exemplo, a porcentagem do budget de viagem utilizada no aluguel de transportes terrestres e a porcentagem utilizada em viagens aéreas.

 

Dentre as diversas categorias disponíveis para a produção de relatórios e controle de orçamento na Cvent estão:

  • Despesas por categoria ou subcategoria de orçamento;

  • Despesas por fornecedores;

  • Despesas orçadas, negociadas em diferentes moedas;

  • Relatórios de eventos cruzados.

Mais controle, menos custos
 

A ferramenta de orçamento da Cvent traz uma análise única e completa de todos os seus eventos, mostrando o seu desempenho e lucratividade. Um grande diferencial!

 

Grande parte dos organizadores divide a gestão em diferentes plataformas para executar os processos de seu evento e manter o controle de orçamento. Na Cvent, você pode integrar as etapas financeiras e de gerenciamento do evento, facilitando o acesso a todas as informações do projeto numa mesma plataforma.

 

Ao adotar uma plataforma de gestão com todos esses recursos, você não apenas ganhará mais tempo com a automação dos processos. Mas, também, terá a redução efetiva de custos envolvidos em seu evento, controlando e visualizando antes, durante e depois as despesas e receitas geradas.

 

Quer saber mais sobre como manter o controle de orçamento e ainda se beneficiar com uma plataforma completa de gestão de eventos? Entre em contato com a gente e torne as experiências de seus eventos ainda melhores!

 

 

 

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